Comment signer un état des lieux en ligne ?

Avec Internet, on assiste à une dématérialisation des procédures. C’est ainsi que la signature en ligne dématérialise intégralement le contrat de bail. Si cet état de choses présente de nombreux avantages, il faut aussi souligner que les cas de pratiques abusives ne sont pas rares en cas d’incompréhension. La question de savoir comment signer un état des lieux en ligne devient importante en raison des avantages que cela offre en termes de temps, mais également à cause des risques y afférents quand on s’y prend mal. Apprenez-en plus ici justement.

Les dispositions juridiques pour la signature en ligne d’un état des lieux

Depuis la loi numéro 2000-230 du 13 mars 2000 de la législation française, la signature électronique dispose de la même force probante que la signature manuscrite. L’article 1316-3 du Code Civil prévoit que l’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier. Selon le type de contrat, il existe trois types de signature électronique :

• simple,
• avancée,
• qualifiée.

En cas de signature simple, il revient au signataire et à l’organisme ayant réalisé la procédure de signature de prouver que le procédé utilisé est fiable. Il faut noter qu’un état des lieux (EDL) établi sur support papier ou sous forme électronique doit être remis en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties ou à leur mandataire au moment de sa signature.

La législation veut qu’un EDL soit remis au locataire le jour de sa signature, et ce, quelle que soit la forme de son établissement. Un délai de dix jours vous sera donné pour compléter votre EDL d’entrée au logement. Une demande de prise en compte par voie RAR doit être adressée au bailleur ou à son mandataire. Ainsi, vous disposez d’un délai d’un mois pour demander que l’EDL soit complété par l’état de ses éléments au cas où il y aurait un dysfonctionnement.

Par mesure de précaution, il est recommandé en signant l’EDL de prendre en photo chaque point relevé et donc noté par le bailleur ou son représentant, l’avertissant que tout point non photographié fera l’objet de contestation ultérieure. La loi du 13 mars 2000 pose les principes de la validité de la signature électronique. Elle dit que cette dernière consiste à utiliser un procédé d’identification d’une grande fiabilité capable de garantir son lien avec l’acte auquel elle est attachée.

La fiabilité de ce procédé est présumée jusqu’à preuve du contraire. Techniquement, différents niveaux de preuves sont demandés pour s’assurer que c’est bien la personne inscrite au contrat qui signe le document à distance. Il s’agit de l’envoi d’un code SMS via son numéro de téléphone, mais également de la validation du mail du locataire.

Le processus de signature de l’état des lieux en ligne

Nous vous expliquons en quelques étapes simples, le déroulement d’une signature d’état des lieux en ligne. Avant de commencer, assurez-vous d’avoir saisi correctement les e-mails et les numéros mobiles de tous les signataires. Le bailleur peut commencer la procédure en cliquant sur le bouton « Démarrer la procédure de signature« . La fenêtre s’ouvre pour dessiner sa signature, demander et saisir le code de vérification par SMS.

Une fois signé par le bailleur, le document est verrouillé et il est marqué « En attente de signature« . Une invitation par e-mail est envoyée à tous les locataires. Ces derniers peuvent cliquer sur le lien d’invitation et signer de leur côté dans « La signature, demander et saisir le code de vérification par SMS« . Une fois le document signé, il est clôturé pour permettre au bailleur et au locataire de le télécharger en format PDF. Il sera verrouillé par des algorithmes mathématiques complexes empêchant toute modification a posteriori du document.