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Par prise de rendez-vous, nous pouvons entrevoir plusieurs aspects, mais de manière globale, cela consiste en un premier contact avec le prospect, client, patient ou futur associé. Le but étant d’établir une première base de dialogue et de créer un canal de communication qui ouvrira la voie à plus de détails à l’occasion d’un appel téléphonique ou une rencontre physique.
Les secteurs les plus concernés par les prises préalables de rendez-vous sont les professionnels du corps médical (médecins, chirurgiens-dentistes, ostéopathes, psychologues …etc)
Prise de rendez-vous : est-ce pratique ?
Aussi bien pour le praticien que pour le patient, la prise préalable d’un rendez-vous est de nature à faciliter les choses et à mieux organiser la rencontre ou la consultation pour les deux parties concernées. Elle permet, d’une part, au patient d’éviter de se déplacer alors que son médecin est dans l’incapacité de le recevoir et permet d’autre part au médecin :
- De réduire le nombre d’appels reçus et de faire économiser à son cabinet des frais de secrétariat ;
- De ne pas risquer de programmer deux consultations le même jour,
- D’être encore plus visible et accessible sur internet,
- De filtrer et de trier les urgences.
S’agissant de la prospection de clients futurs, la prise de rendez-vous a été relevée au rang d’art, elle constitue un primo contact avec le prospect et qui diffère de l’entretien qui s’attarde sur des aspects multiple du futur client, la prise de rendez-vous est, au contraire, directe, concise, précise et surtout brève (3 à 4 minutes tout au plus).
La prise de rendez-vous se heurte bien souvent à la difficulté de joindre la personne en question, ce qui oblige à envisager un plan de relance de l’appel sur des créneaux horaires différents de sorte à augmenter les chances de pouvoir les joindre.
La prise de rendez-vous : quelles sont les étapes à suivre ?
La réussite d’une prise de rendez-vous fait appel à une stratégie psychologique bien élaborée, fruit de longues expériences, les spécialistes ont élaboré un « plan d’action » pour mener à bien et réussir sa prise de rendez-vous.
La prise de rendez-vous se joue lors des premiers mots échangés, cette phase s’appelle « le contact » et constitue le point de départ durant lequel l’appelant se présente, énonce le prétexte de son appel et surtout demande l’autorisation de continuer (ou non) l’entretien téléphonique.
Vient alors la phase de confirmation, aussi appelée « phase d’accroche » qui constitue la première interaction de la part de celui qui reçoit l’appel.
Les phases de conviction et de coopération dépendent étroitement du contenu de l’appel et varient du coup d’une communication à une autre. Les phases de conclusion et de consolidation mettent un terme à l’entretien
