Consulter Masquer le sommaire
Plusieurs circonstances peuvent justifier que vous vouliez rédiger une lettre : une demande d’emploi, une démission, une demande de permission, une demande d’explication, etc. Dans chacun de ces cas, la rédaction de lettre répond à des codes. Le respect de ceux-ci vous garantira la présentation impeccable, qu’il s’agisse d’une lettre officielle ou d’une lettre non officielle. Voici en somme ce qu’il y a lieu de retenir sur comment écrire une lettre.
La lettre officielle
Savoir comment faire une lettre officielle doit être une priorité pour vous, car tout au long de votre vie professionnelle, vous serez appelé à en rédiger. Elle vous permet en effet de communiquer avec votre hiérarchie, que ce soit pour rendre compte, pour faire un rapport que pour donner des explications quant à une situation donnée. Vous aurez également à écrire une lettre officielle pour demander une permission ou un congé. Dans chaque cas, votre lettre doit comporter :
- Votre identité, votre adresse et vos coordonnées
- La date
- L’identité ou le titre du destinataire
- L’objet de la lettre
- La formule d’appel
- Le corps de la lettre
- La formule de politesse
- Votre signature
L’identité, l’adresse et les coordonnées se placent dans l’angle supérieur gauche du document. Si votre lettre est adressée à un officiel anglo-saxon, vous devez faire suivre vos informations des adresses et coordonnées du destinataire de votre lettre, ainsi que de la date. Or, si vous écrivez une lettre officielle selon le système français, la date est écrite dans le coin supérieur droit suivi de l’identité ou du titre complet du destinataire.
L’objet sert à informer le destinataire du sujet abordé dans la lettre. Il est suivi de la formule d’appel qui rappelle le titre du destinataire : « Monsieur le Directeur », « Monsieur le Ministre », « Madame le Secrétaire exécutif », etc.
Dans le corps de la lettre, vous pourrez énoncer clairement vos idées avant de finir avec une formule de politesse. Pour une lettre officielle, elle doit être la plus simple possible : « je vous prie de recevoir mes salutations distinguées » ou encore « je vous prie d’agréer l’expression de mon profond respect ».
Il faudra ensuite sauter au moins 4 lignes après la formule de politesse pour inscrire vos noms et prénoms et, éventuellement, signer la lettre.
Une lettre semi-officielle
Une lettre semi-officielle implique que vous écrivez à une personne hors du cadre professionnel. Il peut ainsi s’agir d’un ami, d’un proche, d’un voisin, ou encore d’une connaissance.
Pour réussir à faire une lettre semi-officielle, tout dépendra donc du degré de familiarité que vous partagez avec le destinataire. L’en-tête est composé de la date, inscrite dans le coin supérieur droit de votre lettre, et de la formule d’appel : « Cher Collègue », « Cher Cassandra », « Cher beau-père », « Cher ami ».
Commencez votre lettre en demandant des nouvelles du destinataire avant d’évoquer le sujet que vous souhaitez aborder. Terminez la lettre semi-officielle par « Cordialement » ou « Mes salutations ».
Une lettre informelle
Il existe tant d’occasions d’écrire ce genre lettre qu’il est impérieux de savoir comment rédiger une lettre une lettre informelle : un anniversaire, une déclaration d’amour, etc. Ce type de lettre peut être manuscrit. Si vous écrivez à votre conjoint, les formules d’appel ci-après sont plus recommandées : « Mon Amour », « Ma Chérie », « Ma Dulcinée », « Mon Prince », « Mon Roi », etc.
Si par contre la lettre est destinée à un membre de votre famille, vous pourrez utiliser les expressions telles que : « Chère belle-mère », « Chère grand-mère », « Cher frère », « Cher cousin », etc.
Ce type de lettre se termine par une expression qui reflète le degré de la relation qui vous lie au destinataire. Des expressions comme « Affectueusement », « Gros bisous » pour la lettre à un proche et « Je t’aime » ou « Je t’adore » pour une lettre à son conjoint ou son partenaire.
